Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức.^[1] Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức.

Các loại thông tin quản lý

Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên.

Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định.
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài.
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn.

Phân loại hệ thống thông tin quản lý

Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thông thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung.

Các nguồn thông tin quản lý

Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ,...

Vai trò của công nghệ thông tin

Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày càng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ thông tin.

A Management Information Systems (MIS)

A management information system (MIS) is a computerized database of financial information organized and programmed in such a way that it produces regular reports on operations for every level of management in a company. It is usually also possible to obtain special reports from the system easily. The main purpose of the MIS is to give managers feedback about their own performance; top management can monitor the company as a whole. Information displayed by the MIS typically shows "actual" data over against "planned" results and results from a year before; thus it measures progress against goals. The MIS receives data from company units and functions. Some of the data are collected automatically from computer-linked check-out counters; others are keyed in at periodic intervals. Routine reports are preprogrammed and run at intervals or on demand while others are obtained using built-in query languages; display functions built into the system are used by managers to check on status at desk-side computers connected to the MIS by networks. Many sophisticated systems also monitor and display the performance of the company's stock.

ORIGINS AND EVOLUTION

The MIS represents the electronic automation of several different kinds of counting, tallying, record-keeping, and accounting techniques of which the by far oldest, of course, was the ledger on which the business owner kept track of his or her business. Automation emerged in the 1880s in the form of tabulating cards which could be sorted and counted. These were the punch-cards still remembered by many: they captured elements of information keyed in on punch-card machines; the cards were then processed by other machines some of which could print out results of tallies. Each card was the equivalent of what today would be called a database record, with different areas on the card treated as fields. World-famous IBM had its start in 1911; it was then called Computing-Tabulating-Recording Company. Before IBM there was C-T-R. Punch cards were used to keep time records and to record weights at scales. The U.S. Census used such cards to record and to manipulate its data as well. When the first computers emerged after World War II punch-card systems were used both as their front end (feeding them data and programs) and as their output (computers cut cards and other machines printed from these). Card systems did not entirely disappear until the 1970s. They were ultimately replaced by magnetic storage media (tape and disks). Computers using such storage media speeded up tallying; the computer introduced calculating functions. MIS developed as the most crucial accounting functions became computerized.
Waves of innovation spread the fundamental virtues of coherent information systems across all corporate functions and to all sizes of businesses in the 1970s, 80s, and 90s. Within companies major functional areas developed their own MIS capabilities; often these were not yet connected: engineering, manufacturing, and inventory systems developed side by side sometimes running on specialized hardware. Personal computers ("micros," PCs) appeared in the 70s and spread widely in the 80s. Some of these were used as free-standing "seeds" of MIS systems serving sales, marketing, and personnel systems, with summarized data from them transferred to the "mainframe." In the 1980s networked PCs appeared and developed into powerful systems in their own right in the 1990s in many companies displacing midsized and small computers. Equipped with powerful database engines, such networks were in turn organized for MIS purposes. Simultaneously, in the 90s, the World Wide Web came of age, morphed into the Internet with a visual interface, connecting all sorts of systems to one another.
Midway through the first decade of the 21st century the narrowly conceived idea of the MIS has become somewhat fuzzy. Management information systems, of course, are still doing their jobs, but their function is now one among many others that feed information to people in business to help them manage. Systems are available for computer assisted design and manufacturing (CAD-CAM); computers supervise industrial processes in power, chemicals, petrochemicals, pipelines, transport systems, etc. Systems manage and transfer money worldwide and communicate worldwide. Virtually all major administrative functions are supported by automated system. Many people now file their taxes over the Internet and have their refunds credited (or money owning deducted) from bank accounts automatically. MIS was thus the first major system of the Information Age. At present the initials IT are coming into universal use. "Information Technology" is now the category to designate any and all software-hardware-communications structures that today work like a virtual nervous system of society at all levels.

MIS AND SMALL BUSINESS

If MIS is defined as a computer-based coherent arrangement of information aiding the management function, a small business running even a single computer appropriately equipped and connected is operating a management information system. The term used to be restricted to large systems running on mainframes, but that dated concept is no longer meaningful. A medical practice with a single doctor running software for billing customers, scheduling appointments, connected by the Internet to a network of insurance companies, cross-linked to accounting software capable of cutting checks is de facto an MIS. In the same vein a small manufacturer's rep organization with three principals on the road and an administrative manager at the home office has an MIS system, that system becomes the link between all the parts. It can link to the inventory systems, handle accounting, and serves as the base of communications with each rep, each one carrying a laptop. Virtually all small businesses engaged in consulting, marketing, sales, research, communications, and other service industries have large computer networks on which they deploy substantial databases. MIS has come of age and has become an integral part of small business.
But while virtually every company now uses computers, not all have as yet undertaken the kind of integration described above. To take the last step, however, has become much easier—provided that good reasons are present for doing so. The motivation for organizing information better usually comes from disorder—ordering again what has already been ordered, and sitting in boxes somewhere, because the company controls its inventory poorly. Motivation may arise also from hearing about others who are exploiting some resource, like a customer list, while the owner's own list is in sixteen pieces all over the place. There are sometimes also reasons for not automating things too much: in modern times a business can grind to a dead halt because "the network is down."
Upgrading the information system usually begins by identifying some kind of a problem and then seeking a solution. In that process a knowledgeable resource-person brought in from the outside can provide a great deal of help. If the problem is over-stocking, for example, solving that problem will often become the starting point for a new information system touching on many other aspects of the business. The first question a consultant is likely to ask will concern how things are managed now. In the description of the process, the discovery of potential solutions will begin. It is usually a good idea to call on two or three service firms for initial consultations; these rarely cost any money. Once the owner feels comfortable with one of these vendors, the process can then be deepened.
The business owner has the option of buying various software packages for various problems and then gradually linking them into a system with the help of a value-added reseller (VAR) or a systems integrator. This solution is probably best for the small business with fewer than 50 employees. Larger companies may in addition also want to explore options offered by application services providers or management service providers (ASPs and MSPs respectively, collectively referred to as xSPs) in installing ERP systems and providing Web services. ASPs deliver high-end business applications to a user from a central web site. MSPs offer on-site or Web-based systems management services to a company. ERP stands for "enterprise resource planning," a class of systems that integrate manufacturing, purchasing, inventory management, and financial data into a single system with or without Web capabilities. ERPs are very popular with larger and midsized firms but were increasingly penetrating the small business sector as well in the mid-2000s.

by INC.COM

Management Information System

A Management Information Systems (MIS) focuses on the management of information systems to provide efficiency and effectiveness of strategic decision making. The concept may include systems termed transaction processing system, decision support systems, expert systems, and executive information systems. The term MIS is often used in the business schools. Some of MIS contents are overlapping with other areas such as information system, information technology, informatics, e-commerce and computer science. Therefore, the MIS term sometimes can be inter-changeable used in above areas.
Management Information Systems (plural) as an academic discipline studies people, technology, organizations, and the relationships among them.^[1] This definition relates specifically to "MIS" as a course of study in business schools. Many business schools (or colleges of business administration within universities) have an MIS department, alongside departments of accounting, finance, management, marketing, and may award degrees (at undergraduate, master, and doctoral levels) in Management Information Systems.
MIS professionals help organizations to maximize the benefit from investments in personnel, equipment, and business processes.

Management

There are different areas of concentration with different duties and responsibilities in information system managers starting from the Chief information officer (CIOs), Chief technology officer (CTOs), IT directors and IT security managers. Chief information officer (CIOs) are responsible for the overall technology stately of their organizations. Basically they are more of the decision makers and action takers when it comes down determining the technology or information goals an organization and making sure the necessary planning to implement those goals are being met.
Chief technology officer (CTOs) are responsible for evaluating how new technology can help their organization. They usually recommend technological solutions to support the policies issued by the CIO^[2]
IT directors including MIS directors are in charge of both their organizations Information technology departments and the supervision of there of. They are also in charge of implementing the policies that have been chosen by the other top branches (CIOs, CTOs). It is their role to ensure the availability of data and network services by coordinating IT activities
IT Security Managers oversee the network and security data as the title implies. They develop programs to offer information and awareness to their employees about security threats. This team is very important because they must keep up to date on IT security measures in order to be successful in their organization. Any security violations need to be investigated and supervised by this specific team.

History

Kenneth and Aldrich Estel identify six eras of Management Information System evolution corresponding to the five phases in the development of computing technology:^[3]

1. mainframe and minicomputer computing,
2. personal computers,
3. client/server networks,
4. enterprise computing, and
5. cloud computing.
6. business cluster.

The first era (mainframe and minicomputer) was ruled by IBM and their mainframe computers; these computers would often take up whole rooms and require teams to run them — IBM supplied the hardware and the software. As technology advanced, these computers were able to handle greater capacities and therefore reduce their cost. Smaller, more affordable minicomputers allowed larger businesses to run their own computing centers in-house.
The second era (personal computer) began in 1965 as microprocessors started to compete with mainframes and minicomputers and accelerated the process of decentralizing computing power from large data centers to smaller offices. In the late 1970s minicomputer technology gave way to personal computers and relatively low cost computers were becoming mass market commodities, allowing businesses to provide their employees access to computing power that ten years before would have cost tens of thousands of dollars. This proliferation of computers created a ready market for interconnecting networks and the popularization of the Internet. (NOTE that the first microprocessor - a four-bit device intended for a programmable calculator - was introduced in 1971, and microprocessor-based systems were not readily available for several years. The MITS Altair 8800 was the first commonly-known microprocessor-based system, followed closely by the Apple I and II. It is arguable that the microprocessor-based system did not make significant inroads into minicomputer use until 1979, when VisiCalc prompted record sales of the Apple II on which it ran. The IBM PC introduced in 1981 was more broadly palatable to business, but its limitations gated its ability to challenge minicomputer systems until perhaps the late 1990- 1980s.)
As technological complexity increased and costs decreased, the need to share information within an enterprise also grew—giving rise to the third era (client/server), in which computers on a common network access shared information on a server. This lets thousands and even millions of people access data simultaneously. The fourth era (enterprise) enabled by high speed networks, tied all aspects of the business enterprise together offering rich information access encompassing the complete management structure. Every computer is utilized.
The sixth era (cloud computing) is the latest and employs networking technology to deliver applications as well as data storage independent of the configuration, location or nature of the hardware. This, along with high speed cellphone and wifi networks, has led to new levels of mobility in which managers may access the MIS remotely with laptop, tablet computers and smartphones.

Types and terminology

The terms management information system (MIS), information system, enterprise resource planning (ERP), and information technology management are often confused. Information systems and MIS are broader categories that include ERP. Information technology management concerns the operation and organization of information technology resources independent of their purpose.

• Management information systems, produce fixed, regularly scheduled reports based on data extracted and summarized from the firm’s underlying transaction processing systems^[4] to middle and operational level managers to identify and inform structured and semi-structured decision problems.
• Decision support systems (DSS) are computer program applications used by middle and higher management to compile information from a wide range of sources to support problem solving and decision making. A DSS is used mostly for semi-structured and unstructured decision problems.
• Executive information systems (EIS) is a reporting tool that provides quick access to summarized reports coming from all company levels and departments such as accounting, human resources and operations.
• Marketing Information Systems are Management Information Systems designed specifically for managing the marketing aspects of the business
• Accounting information systems are focused accounting functions.
• Human resource management systems are used for personnel aspects.
• Office automation systems (OAS) support communication and productivity in the enterprise by automating workflow and eliminating bottlenecks. OAS may be implemented at any and all levels of management.
• School Information Management Systems (SIMS) cover school administration,and often including teaching and learning materials.
• Enterprise resource planning facilitates the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders.^[5]

Advantages

The following are some of the benefits that can be attained using MISs.^[6]

• Companies are able to identify their strengths and weaknesses due to the presence of revenue reports, employees' performance record etc. Identifying these aspects can help a company improve its business processes and operations.
• Giving an overall picture of the company.
• Acting as a communication and planning tool.
• The availability of customer data and feedback can help the company to align its business processes according to the needs of its customers. The effective management of customer data can help the company to perform direct marketing and promotion activities.
• MISs can help a company gain a competitive advantage. Competitive advantage is a firm’s ability to do something better, faster, cheaper, or uniquely, when compared with rival firms in the market.

Enterprise applications

• Enterprise systems—also known as enterprise resource planning (ERP) systems—provide integrated software modules and a unified database that personnel use to plan, manage, and control core business processes across multiple locations. Modules of ERP systems may include finance, accounting, marketing, human resources, production, inventory management, and distribution.
• Supply chain management (SCM) systems enable more efficient management of the supply chain by integrating the links in a supply chain. This may include suppliers, manufacturers, wholesalers, retailers, and final customers.^[7]
• Customer relationship management (CRM) systems help businesses manage relationships with potential and current customers and business partners across marketing, sales, and service.^[8]
• Knowledge management system (KMS) helps organizations facilitate the collection, recording, organization, retrieval, and dissemination of knowledge. This may include documents, accounting records, unrecorded procedures, practices, and skills. Knowledge management (KM) as a system covers the process of knowledge creation and acquisition from internal processes and the external world. The collected knowledge is incorporated in organizational policies and procedures, and then disseminated to the stakeholders.^[9]

Development

"The actions that are taken to create an information system that solves an organizational problem are called system development".^[10] These include system analysis, system design, computer programming/implementation, testing, conversion, production and finally maintenance.
Conversion is the process of changing or converting the old system into the new. This can be done in three basic ways, though newer methods (prototyping, Extreme Programming, JAD, etc.) are replacing these traditional conversion methods in many cases:

• Direct cut – The new system replaces the old at an appointed time.
• Pilot study -– Introducing the new system to a small portion of the operation to see how it fares. If good then the new system expands to the rest of the company.

Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý MIS

MIS là hệ thống bao gồm con người, thiết bị, các dữ liệu, thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý ra quyết định.

MIS là gì?

Hệ thông tin quản trị doanh nghiệp - MIS (Management Information System) là khái niệm chung dành cho tất cả ứng dụng của con người, của công nghệ hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề trong quản lý và điều hành trong tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp. MIS hướng tới hầu hết các vị trí trong doanh nghiệp, từ người công nhân phân xưởng, đến người quản lý cấp cao với mục đích hỗ trợ họ giúp đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và nâng cao hiệu quả quản lý.

Tại sao cần có MIS?

Như khái niệm trên, Hệ thông tin quản trị doanh nghiệp (MIS) hỗ trợ con người trong việc nâng cao năng suất lao động và trong quản lý. Vậy tại sao?
Ngày nay, với sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh thì việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh đó càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu độ chính xác và tính hiệu quả cao hơn. Bạn không thể làm tốt mọi công việc của mình khi lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiêu, yêu cầu về độ chính xác và thời gian xử lý ngày càng cao. Ngay cả khi bạn là nhà quản lý những yêu cầu đó càng trở nên quan trọng hơn, công việc hàng ngày của bạn luôn đòi hỏi bạn phải làm việc với kế toán, tài chính, với vấn đề nhân sự - tiền lương hay việc điều hành sản xuất, tiếp thị.
Với MIS, bạn và doanh nghiệp sẽ dần dần cảm nhận được sự thay đổi cho những đầu tư vào nó. Lượng công việc, lượng thông tin mà bạn bắt buộc phải xử lý trước đây sẽ giảm đi một cách đáng kinh ngạc khi bạn có MIS hay chỉ một phần nhỏ trong nó; Đơn giản vì mọi công việc phức tạp và tiêu tốn nhiều tài nguyên (thời gian, nhân lực, chi phí) của doanh nghiệp bạn sẽ được MIS giải quyết, khi đó hiệu quả hoạt động của mỗi cá nhân và của toàn doanh nghiệp bạn sẽ tăng lên rõ ràng.

Các thành phần của MIS

Việc xác định các thành phần thực sự của MIS tương đối đa dạng và phụ thuộc vào từng cách tiếp cận vấn đề của mỗi một doanh nghiệp trong việc ứng dụng MIS để giải quyết các bài toán của doanh nghiệp đó. Dưới đây là các thành phần của MIS cho cách tiếp cận rất phổ biến hiện nay trên thế giới, với cách tiếp cận này nó MIS sẽ gồm 4 thành phần chính, từng phần sẽ giúp bạn có cái nhìn cơ bản nhất, tổng quan nhất về hệ thông tin quản trị doanh nghiệp MIS.

1. Nền tảng của hệ thống thông tin

Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản nhất về hệ thống thông tin, vai trò quan trọng của hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp. Sự cần thiết đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong các hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp.

2. Tổng quan về công nghệ thông tin và truyền thông

Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin; bao gồm cả những kiến thức kỹ thuật, thực tiễn về phần cứng, phần mềm, viễn thông, truyền thông, cấu trúc dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Với những kiến thức này, bạn sẽ một lần nữa rõ ràng khi hình dùng về những gì mà hệ quản trị thông tin doanh nghiệp sẽ làm.

3. Các ứng dụng trong doanh nghiệp

Đưa ra những lĩnh vực mà công nghệ thông tin và truyền thông áp dụng trong quản trị doanh nghiệp. Bao gồm:
(i) Hệ thống thông tin cộng tác và tính toán cho nhân viên; nói lên vai trò quan trọng của việc áp dụng các ứng dụng thông dụng cho các công việc văn phòng, thư điện tử nội bộ, soạn thảo văn bản, tính toán…v.v.
(ii) Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất; nói lên vai trò trong quan trọng của việc áp dụng các ứng dụng hỗ trợ các công đoạn trong quá trình quản lý sản xuất (bán hàng, mua hàng, kho, tài chính, kế toán …)
(iii) Hệ thống thông tin hỗ trợ và ra quyết định cho nhà quản lý; một bước tiến dài khi các hệ thống có khả năng phân tích và đánh giá thông tin nhắm đưa ra các dự báo hỗ trợ những quyết định quan trọng.
(iv) Hệ thống thông tin cho “chiến lược phát triển doanh nghiệp”; đây là phần ứng dụng phức tạp, quan trọng và cũng nhiều ý nghĩa nhất, với việc tổng hợp các nguồn thông tin, dữ liệu từ các hệ thống đang áp dụng trong doanh nghiệp nó sẽ giúp bạn có được những chiến lược phát triển hợp lý trước các đối thủ.

4. Quản lý công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Nói lên ý nghĩa và tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Từ đó nêu lên tầm quan trọng của việc định hướng, quản lý và phát triển công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
(i) Quản lý tài nguyên thông tin và công nghệ; nói lên ý nghĩa của việc đầu tư, quản lý tài nguyên về thông tin trong các doanh nghiệp.
(ii) Lên kế hoạch và thực hiện các cơ hội cùng với công nghệ thông tin; nói lên ý nghĩa của việc doanh nghiệp lên kế hoặch để sẵn sàng thực hiện các cơ hội kinh doanh trong tương lai.
(iii) Các chính sách bảo mật và qui chế tài nguyên công nghệ thông tin; thực hiện các qui định về bảo mật thông tin, các qui định về áp dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

MIS – Công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp vững mạnh

1. MIS là gì ?
MIS là viết tắt của Management Information System – là hệ thống thông tin quản lý quá trình hoạt động kinh doanh theo một khóa duy nhất trên hệ thống là mã vụ việc. Các thông tin được sản sinh ra từ khi có cơ hội kinh doanh đến khi bảo hành, đóng dự án, phục vụ cho tất cả đối tượng từ nhân viên, cấp quản lý đến cấp lãnh đạo. Ngoài ra MIS còn có khả năng trao đổi thông tin với các ứng dụng ngoài như Kế toán, Mua hàng, Kho, CRM... thông qua lớp Datamining. Nói cách khác, MIS là hệ thống bao gồm con người, thiết bị, các dữ liệu, thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý ra quyết định.
Đây là hệ thống thông tin tổng thể có khả năng phân phối thông tin đến đúng đối tượng cần thông tin để xử lý. Thông tin được quản lý và cảnh báo sớm theo các quy định của tổ chức. Hệ thống bao gồm rất nhiều luồng xử lý công việc. MIS có sự liên kết,  gắn kết các giao dịch theo dòng tiền của công ty, mô tả cho người dùng hệ thống bức tranh nguồn lực, tài chính của doanh nghiệp, xác định được khả năng tài chính hiện có của doanh nghiệp, đưa chi phí lợi nhuận về đúng bản chất, từ đó cải tiến và phân tích tài chính cho KPI. Bên cạnh đó, MIS còn có những tính năng tích hợp mở, có thể tích hợp với các ứng dụng ngoài (như kế toán, nhân sự, kho...)
Về cấu trúc, MIS được mô tả như một cấu trúc kim tự tháp, bao gồm: Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System); Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Informaton System); Hệ thống trợ giúp ra quyết định (DSS – Decision Support System); Hệ thống Thông tin điều hành (EIS – Executive Information System). Thông tin là cần thiết ở tất cả các cấp trong một tổ chức kinh doanh. Tuy nhiên, phạm vi, nội dung của nó và trình bày khác nhau từ một cấp độ khác. Dựa trên vị trí mà tại đó thông tin được sử dụng, nó có thể được phân loại như thông tin hoạt động, chiến thuật, và chiến lược.

MIS có rất nhiều tính năng, chung quy lại có 3 nhóm Tài chính – Nhân lực – Vật lực.

• Tài chính: đó là dòng tiền, là các tính năng tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán được chạy trong các hạn mức chi phí cho phép.  Việc quản lý dự toán và hợp đồng, phân phối đến nhiều đầu mối review và phân tích – giảm rủi do khi thực hiện dự án.
• Nhân lực: đó là con người, phân tích hiệu quả sử dụng nguồn lực, đo Utilization và Billable mất đi tương ứng với doanh thu đem về. Quản lý được hoạt động của nhân viên, dùng thế mạnh của từng người để kết hợp thành nhóm. Quản lý dự toán triển khai (Nhân lực và chi phí triển khai), phân phối đến đúng người review phương án. Quyết toán dựa trên dự toán nhằm đưa ra các thông tin tham khảo để hình thành định mức và các cải tiến trong công tác triển khai.
• Vật lực: là tri thức, là các kho dữ liệu KMS, tri thức phải đưa vào luồng công việc.  Từ đó hình thành các thông tin có giá trị của công ty được ánh xạ theo mã vụ việc, các kết quả của từng quá trình trong quy trình kinh doanh tổng thể được lưu trữ và khai thác khi cần.

Tính năng nhân lực, vật lực nhằm giúp tài chính tốt hơn. Việc quản lý nhân lực, vật lực nhằm giúp giảm thi phí, tăng doanh thu, từ đó mới có thể cạnh trạnh được với các đối thủ trên thị trường. Thông tin trên hệ thống chỉ được cung cấp 1 lần và chia sẻ nhiều lần cho các bên cần thông tin. Hệ thống capture được thông tin quá khứ, chia sẻ thông tin kịp thời, ra các báo cáo nhanh chóng phục vụ cho công tác quản lý điều hành.

Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng MIS
Việc áp dụnghệ thống thông tin quản lý sẽ giúp doanh nghiệp: Tối ưu hóa thời gian quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị; Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng; Tăng cơ hội kinh doanh; Chuẩn hoá được quy trình kinh doanh trước khi áp dụng (Vì nếu không chuẩn hóa thì không áp dụng thành công MIS); Kiểm soát được tài chính và dòng tiền (kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí tài chính/chi phí hoạt động); Sử dụng nhân lực khoa học và hiệu quả hơn – Ngày càng tối ưu cùng bộ định mức; Lưu giữ lại các giá trị của doanh nghiệp và chia sẻ tái sử dụng; Giảm thiểu chi phí giấy tờ; Nhanh chóng thích ứng với mô hình kinh doanh mới, sản phẩm và dịch mới, tổ chức nhân sự mới … Đây chính là năng lực cạnh tranh cộng thêm của doanh nghiệp.